Ultimo aggiornamento: 20 maggio 2026
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1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Welcomely S.r.l., con sede in Via Redipuglia 49, 07026 Olbia (SS), Italia. Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile scrivere a info@welcomely.it.
2. Categorie di dati trattati
Welcomely può trattare:
- dati anagrafici e di contatto, come nome, cognome, e-mail, telefono;
- dati relativi alle richieste e prenotazioni, come date di soggiorno, numero di ospiti, preferenze e note operative;
- dati di pagamento e fatturazione, gestiti anche tramite fornitori terzi certificati;
- dati di navigazione, log tecnici, indirizzi IP, identificativi online e dati raccolti tramite cookie e tecnologie simili;
- comunicazioni inviate tramite moduli, e-mail, chat o canali digitali;
- dati degli ospiti richiesti dalla normativa applicabile in materia di pubblica sicurezza e adempimenti fiscali;
- eventuali dati dei proprietari o dei potenziali proprietari che richiedono informazioni o avviano rapporti di gestione.
3. Finalità e basi giuridiche
I dati sono trattati per le seguenti finalità:
- gestione delle richieste di contatto, preventivi e prenotazioni, nonché attività precontrattuali e contrattuali connesse;
- gestione del soggiorno, assistenza all’ospite, comunicazioni operative pre e post check-in, reclami e supporto;
- adempimento di obblighi di legge, regolamenti, ordini dell’Autorità e obblighi fiscali, contabili e di pubblica sicurezza;
- tutela del patrimonio, prevenzione frodi, sicurezza informatica, gestione di contestazioni e tutela dei diritti di Welcomely;
- attività di marketing, newsletter, promozioni e comunicazioni commerciali, solo previo consenso ove richiesto;
- analisi statistiche aggregate, miglioramento dei servizi, monitoraggio delle performance del sito e ottimizzazione operativa;
- gestione dei rapporti con proprietari, partner, fornitori e intermediari coinvolti nella distribuzione degli immobili e dei servizi accessori.
Le basi giuridiche del trattamento sono, a seconda dei casi: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali, adempimento di obblighi legali, legittimo interesse del Titolare, consenso dell’interessato e, nei casi applicabili, esecuzione di compiti di interesse pubblico o obblighi normativi specifici.
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati richiesti come obbligatori nei moduli, nei processi di prenotazione o nelle richieste di contatto è necessario per evadere la richiesta, concludere il contratto o adempiere agli obblighi legali. Il mancato conferimento può impedire la gestione della prenotazione, il perfezionamento del soggiorno o l’erogazione del servizio richiesto.
Il conferimento dei dati per finalità di marketing, profilazione o ricezione di comunicazioni promozionali è facoltativo, salvo diversa base giuridica applicabile, e l’eventuale rifiuto non pregiudica l’utilizzo dei servizi principali.
5. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti informatici, telematici e, in casi limitati, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. Welcomely adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione accidentale o illecita.
6. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, a:
- personale interno autorizzato al trattamento;
- proprietari degli immobili, quando necessario alla gestione del soggiorno o del rapporto contrattuale;
- fornitori di servizi IT, hosting, cloud, manutenzione, CRM, PMS, channel manager, analytics, assistenza clienti e security;
- provider di pagamento, banche, istituti di moneta elettronica e soggetti antifrode;
- fornitori di servizi di comunicazione, email, SMS, messaggistica, reminder e automazioni operative;
- consulenti legali, fiscali, contabili, amministrativi e assicurativi;
- piattaforme di prenotazione, portali terzi e partner commerciali coinvolti nella distribuzione delle strutture o dei servizi;
- autorità pubbliche e soggetti legittimati per legge.
Tali soggetti operano, a seconda dei casi, quali responsabili del trattamento o titolari autonomi.
7. Trasferimenti extra SEE
Alcuni fornitori possono trattare o archiviare i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard, misure supplementari o altri meccanismi leciti previsti dagli artt. 44 e seguenti del GDPR.
8. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, nel rispetto dei termini di legge applicabili. In linea generale:
- dati contrattuali, amministrativi e fiscali: per il tempo richiesto dalla normativa civilistica, fiscale e contabile;
- dati relativi alla pubblica sicurezza: per il tempo previsto dalle disposizioni vigenti;
- dati di marketing: fino alla revoca del consenso o opposizione e comunque secondo i criteri di minimizzazione adottati dal Titolare;
- dati di navigazione e log tecnici: per il tempo strettamente necessario a finalità di sicurezza, analisi e manutenzione;
- richieste di contatto non sfociate in un rapporto: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e per un periodo congruo a fini difensivi.
9. Cookie e tecnologie di tracciamento
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10. Trattamenti automatizzati
Welcomely può utilizzare automazioni operative per l’invio di comunicazioni di servizio, reminder, messaggi pre-stay e post-stay, gestione del funnel di prenotazione, segmentazione commerciale e prevenzione frodi. Qualora siano adottate decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato con effetti giuridici o analogamente significativi, l’interessato ne sarà informato con adeguata descrizione della logica utilizzata, della rilevanza e delle conseguenze previste.
11. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e revoca del consenso, scrivendo a info@welcomely.it.
La risposta sarà fornita nei termini di legge, di regola entro 30 giorni, salvo proroga nei casi complessi. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Minori
I servizi di Welcomely non sono destinati a minori di 18 anni. Qualora venissero trattati involontariamente dati di minori, tali dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge contrari.
13. Sicurezza dei dati e data breach
Welcomely adotta misure di sicurezza adeguate, tra cui controlli di accesso, cifratura ove appropriato, monitoraggio e procedure di backup. In caso di violazione dei dati personali suscettibile di presentare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, Welcomely effettuerà le notifiche previste dagli artt. 33 e 34 GDPR.
14. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento per adeguamenti normativi, tecnici o organizzativi. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con la relativa data di revisione.